Để làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần hiểu rõ ý nghĩa và chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp :
Văn phòng đại diện của một công ty là một cơ sở trực thuộc doanh nghiệp nằm trên địa bàn khác với trụ sở chính của doanh nghiệp, đặt tại tỉnh, thành phố khác đại diện cho doanh nghiệp được ủy quyền các trách nhiệm liên quan trực tiếp tới lợi ích của công ty và có nhiệm vụ đảm bảo các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện không có chức năng liên quan tới sản xuất hay kinh doanh. Một vài chức năng phổ biến mà các văn phòng đại diện của các công ty thường xuyên thực hiện là chức năng liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng, chức năng nghiên cứu thị yếu của khách hàng, tìm kiếm đối tác và cung cấp tin tức cụ thể cho khách hàng về doanh nghiệp...Văn phòng đại diện có thể làm con dấu riêng để hỗ trợ trong quá trình hoạt động nhanh chóng và thuận lợi hơn. Việc mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn, nắm bắt nhanh chóng được xu hướng của thị trường từ đó biết điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp.
Quý doanh nghiệp khi đi đến quyết định thành lập văn phòng đại diện hãy chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những thành phần sau để nộp cho cơ quan đăng ký :
- Thông báo bằng văn bản có chữ ký của người đứng đầu đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp về việc lập văn phòng đại diện.
- Quyết định thành lập Văn phòng Đại diện của ban quản trị doanh nghiệp có chữ ký của chủ tịch hội đồng ký dưới dạng văn bản.
- Biên bản họp dưới dạng bản sao đi đến quyết định thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định.
- Bản sao công chứng văn bản quyết định về người đại diện hợp pháp của Văn phòng Đại diện theo mẫu.
- Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân hợp lệ của người đại diện về pháp luật của Văn phòng Đại diện:
+ Chứng minh thư nhân dân, Thẻ căn cước, Hộ chiếu còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam.
+ Giấy đăng ký tạm trú tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền cấp, Hộ Chiếu còn hiệu lực và giấy phép lao động hợp lệ đối với công dân có quốc tịch nước ngoài.
- Người nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khai theo mẫu tờ khai đính kèm hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu Tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Hồ sơ sẽ được xét duyệt và cấp phép trong vòng 10 ngày từ khi nộp hồ sơ.
Chú ý : tên riêng của văn phòng đại diện không được phép sử dụng các chữ "công ty" hay "doanh nghiệp" mà phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm "văn phòng đại diện" và hợp lệ theo đúng bảng chữ cái Việt.
Văn phòng đại diện tuy không có chức năng kinh doanh nhưng nếu công ty, doanh nghiệp vẫn muốn tích hợp thêm chức năng sản xuất, kinh doanh để mở rộng hoạt động thì theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017, văn phòng đại diện sẽ bắt buộc nộp thuế môn bài 1 triệu đồng/năm.
Trên đây là toàn bộ thông tin về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Quý doanh nghiệp muốn rút ngắn thời gian nhanh chóng lập văn phòng để tiến hành giao dịch và liên lạc để thuận lợi hơn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại điện của tư vấn Quang Minh để hoàn thành hồ sơ thủ tục trong thời gian nhanh nhất mà vẫn tiết kiệm. Chi tiết xin liên hệ:
